Agilizar los procesos de trabajo es una acción clave para que tu empresa pueda crecer. Conoce otros beneficios y las estrategias para iniciar esta acción.
Los procesos de trabajo son el conjunto de tareas correlativas que al desarrollarlas permiten crear valor y alcanzar objetivos de la organización. Entre ellos la eficiencia, la eficacia y la satisfacción del cliente. En su ejecución intervienen diversas variables que condicionan su efectividad, a saber: personas, plataformas tecnológicas, materiales, infraestructura y el uso del tiempo.
Los procesos de trabajo son los que ponen a funcionar a tu organización, por ello es importante que sean ágiles tanto a nivel interno como para el cliente. Puedes brindar una experiencia fluida optimizándolos. En este artículo te damos las razones para agilizar los procesos de trabajo y cuáles son las estrategias que debes tener en cuenta para lograrlo.
¿Qué son los procesos de trabajo?
Los procesos de trabajo son el conjunto de tareas correlativas que al desarrollarlas permiten crear valor y alcanzar objetivos de la organización. Entre ellos la eficiencia, la eficacia y la satisfacción del cliente. En su ejecución intervienen diversas variables que condicionan su efectividad, a saber: personas, plataformas tecnológicas, materiales, infraestructura y el uso del tiempo.
Entre los procesos de trabajo podemos encontrar:
- el diseño y la entrega de productos o servicios,
- la atención al cliente,
- la gestión de la cadena de suministro,
- los procesos de soporte, entre otros.
Como vemos, generar productos o servicios de calidad y que nuestro negocio sea rentable es clave optimizar los procesos de trabajo.
¿Por qué es importante agilizar los procesos de trabajo?
Incremento de la rentabilidad
Un proceso defectuoso genera gastos innecesarios. Esto puede deberse a tareas duplicadas, la pérdida de tiempo a través de procesos complejos o a gestiones lentas y poco efectivas que afectan a la retención de clientes.
Por ello, poner foco en la agilización de los procesos de trabajo ayudará a tu organización a ser más eficiente. Logrando no solo el mejor uso del tiempo productivo de tus colaboradores, sino también una mejor experiencia de los clientes.
Disminución de costos
“Time is money”. Por eso, cuando logramos procesos de trabajo más ágiles y eficientes, conseguimos optimizar el uso del tiempo en cada tarea.
En este punto tiene mucho que ver la utilización de la tecnología. Ya que, a través de las automatizaciones y la centralización de la información, libera de tareas repetitivas a los colaboradores. Además, contribuye a que puedan realizar las gestiones de manera más rápida (y eficiente).
Por otra parte, al agilizar los procesos se pueden identificar y resolver cuellos de botellas y fallas, como así también minimizar el desperdicio de recursos.
Colaboradores más satisfechos
Adiós a tareas repetitivas e innecesarias, gracias a que los procesos de trabajo fluidos hacen más simple el día a día de los colaboradores.
Más allá de que podrán gestionar con más rapidez, sabrán que aportan valor a la empresa a través de tareas más significativas para el crecimiento del negocio.
Mejora de la experiencia del cliente
Uno de los aspectos que suele formar parte de la agilización es la digitalización de los procesos de trabajo, incluyendo la comunicación. En la actualidad, esta acción también representa la incorporación e integración de nuevos canales digitales y la centralización de la información.
Todo esto tiene un impacto positivo en la experiencia del cliente, ya que ofrece un contacto más dinámico y coherente sin importar el medio que elija para comunicarse.
Por otra parte, no podemos dejar de mencionar que con la optimización de procesos se logra una mejor calidad en el producto o servicio que ofrecemos, lo cual contribuye a fidelizar al cliente.
Toma de decisiones basada en información
La acción clave para optimizar los procesos de trabajo es tener una visión integral de las tareas que se desarrollan dentro de la empresa. Esto permite no solo detectar los puntos de mejora, sino también brinda reportes, estadísticas e información en tiempo real. Valiosa herramienta a la hora de tomar decisiones.
5 estrategias para agilizar los procesos de trabajo
Optimizar los procesos de trabajo es una acción crucial para la mejora continua y el crecimiento del negocio.
Aquí compartimos 5 acciones estratégicas para agilizar los procesos de trabajo.
Integra los procesos en una sola plataforma
Como mencionamos antes, la integración de procesos y de los datos tienen un papel preponderante para la agilización. Ya que ayudará a crear flujos de trabajo y brindar una experiencia sin fricciones a los clientes.
Por una parte, surge la necesidad de integrar todos los procesos en una misma plataforma. Lo cual implica incorporar soluciones tecnológicas, como las de Innova CCS, que admitan la integración con los sistemas que ya existan en tu empresa
Por otra parte, que toda la información recopilada pueda ser accesible a los colaboradorespara hacer más dinámicas las gestiones tanto internas como de cara al cliente.
Automatiza procesos manuales
La automatización permite mejorar los tiempos de gestión. Liberando a tus colaboradores de tareas repetitivas y tediosas para abocarse en actividades con mayor peso para los objetivos comerciales.
Esta acción puede aplicarse a distintas tareas de tu organización, dependiendo del tipo de solución que se trate. Por ejemplo, con Innova CCS es posible automatizar tareas como:
- Envío de notificaciones a clientes: Con Innova Comms Tracker puedes programar campañas comerciales, de cobranza, salutaciones y más desde un solo lugar. No importa si son 1000 o 100.000, la plataforma tiene la capacidad de enviar la mayor cantidad de notificaciones en el menor tiempo posible.
- Conversaciones con clientes: A través de Innova Smart Talks puedes automatizar la comunicación con tus clientes sin perder la personalización.
- Organizar información: Al implementar Innova Business Manager puedes concentrar toda la información, haciendo más simples las tareas para todas las áreas de la empresa.
- Autogestión: Con Innova Customer Portal das a tus clientes un canal para gestionar pagos, trámites, reclamos, consultas y más, desde la comodidad de su casa.
Facilita el acceso a la información
Mejorar la comunicación y centralizar la información para que sea accesible a todas las áreas es una acción clave. Ya que esto incide en la rapidez y eficiencia de las gestiones.
Mientras, que a la vez, permite romper con los silos de datos dentro de la organización, evitando que la información esté duplicada o existan inconsistencias.
Analiza mejoras
Las herramientas tecnológicas ayudan a tener una visión global de la empresa con información actualizada que puede ser usada para distintas finalidades.
Como, por ejemplo:
- Con Innova Cobranzas 360 puedes monitorear los movimientos más importantes y crear reportes para auditorías e informes de diferentes variables.
- Con Innova CRM analiza los indicadores más importantes y crea reportes valiosos para optimizar el servicio.
Estos son tan solo unos ejemplos de cómo contar con reportes y estadísticas pueden ayudarte a tomar mejores decisiones que contribuyan al crecimiento de tu negocio.
Escucha a tus colaboradores
Siempre recuerda darle espacio a tus colaboradores para que puedan compartir desde su experiencia cuáles son los cuellos de botella, las fallas o las mejoras que puedes realizar en los procesos. Ellos son tu mejor fuente de información.
Además, cuando ofreces una oportunidad de brindar un feedback estás fortaleciendo su compromiso con la empresa.
En conclusión, los procesos de trabajo más ágiles reportan grandes beneficios a la organización, incrementando la rentabilidad, la satisfacción (del cliente y tus colaboradores) y la competitividad, por nombrar algunas.
Tan solo se trata de contar con una solución tecnológica integral que permita automatizar los procesos repetitivos e integrar los sistemas que se encuentran funcionando en tu empresa. Acompañado de un equipo comprometido que pueda asesorarte y darte soporte antes y después de la implementación.
¿Necesitas agilizar los procesos de trabajo de tu empresa? Podemos ayudarte, escríbenos y te contaremos cómo vamos a lograrlo.