¿Por qué un sistema de gestión de turnos permite ganar eficiencia a las empresas? Conoce por qué deberías implementarlo y cuáles son sus casos de uso.
La gestión de turnos es un aspecto crítico en la mayoría de las organizaciones. Esto es debido a que puede marcar la diferencia entre la eficiencia y el caos. Sabemos que el tiempo es un recurso valioso, por eso automatizar es clave para optimizar la productividad y la eficiencia.
En este artículo, exploraremos en detalle cómo un sistema de gestión de turnos puede revolucionar la forma en que las empresas operan. Mientras que, a la vez, se benefician tanto la empresa como sus clientes.
Qué es un sistema de gestión de turnos
Un sistema de gestión de turnos es un software para empresas que automatiza la programación de turnos para clientes y/o colaboradores. Esta herramienta contribuye a optimizar las operaciones mediante la agilización de la programación de citas y asignación de espacios corporativos. De esta forma, la organización adquiere un mayor nivel de flexibilidad en la planificación.
Los sistemas de gestión de turnos automatizan procesos, reducen errores y mejoran la satisfacción del cliente. Esto es posible gracias a su capacidad de integrarse con calendarios y sistemas de pago.
Por qué automatizar a través de un sistema de gestión de turnos
La automatización empresarial es un recurso invaluable en la búsqueda de eficiencia y competitividad. Aquí te explicamos algunos de los impactos que generan esta acción.
1) Optimización de la productividad
La asignación manual de turnos es una tarea laboriosa y propensa a errores. Los sistemas de gestión de turnos emplean algoritmos avanzados para asignar los horarios de manera eficiente.
Si lo abordamos desde la asignación de turnos a clientes externos, el sistema optimiza la agenda. Mientras que, al mismo tiempo, elimina los tiempos muertos y evita superposiciones.
Por su parte, en las reservas corporativas, garantiza que los espacios de trabajo, instalaciones y recursos sean asignados con mayor eficiencia y fluidez. Ayudando a la vez al cumplimiento mediante recordatorios y la reasignación ante la liberación de turnos.
A la vez, la gestión automatizada de turnos permite una rápida adaptación a las fluctuaciones en la demanda.
2) Reducción de costos
La programación manual puede conllevar desde errores de asignación hasta conflictos de horarios. Sin embargo, la automatización disminuye de manera drástica estos errores. Esto se traduce en una disminución de los costos operativos y liberación de los colaboradores para trabajar en procesos más significativos.
Además, gracias a la posibilidad de programar alertas de avisos, minimiza las inasistencias de los clientes o pacientes, optimizando las horas del profesional.
3) Satisfacción del cliente interno y externo
Cuando el sistema de gestión de turnos se utiliza para asignar espacios de uso común en una empresa, los colaboradores se ven beneficiados por la eficiencia y dinamismo en el proceso de reserva, confirmación y/o cancelación. Este es un factor que contribuye no solo a una mayor satisfacción, sino también fortalece el compromiso con la organización.
Por otro lado, los clientes externos o usuarios perciben mayor agilidad al solicitar un turno y tiempos de espera reducidos, lo que mejora su experiencia y fidelidad hacia la empresa.
Aspectos que debes considerar al elegir un Sistema de Gestión de Turnos
Existen distintos sistemas de gestión de turnos, para elegir el adecuado te sugerimos seguir estos consejos.
Evaluar las necesidades específicas de tu empresa
Cada empresa es única, y las necesidades de gestión de turnos pueden variar según el tamaño, la industria y la funcionalidad que vaya a cumplir. Por eso, es importante realizar un relevamiento de las necesidades que buscas cubrir con este software.
A la vez, es esencial verificar la capacidad de integración con otros sistemas existentes en la empresa, para asegurarte que va a beneficiar la operatoria y no entorpecerla.
Funcionalidades esenciales para digitalizar la gestión de turnos
Más allá del uso que vayas a darle en tu organización, existen algunas funcionalidades claves que ayudarán a que el sistema contribuya a la eficiencia.
- Capacidad de efectuar las reservas de turnos en línea.
- Información en tiempo real sobre disponibilidad, lo cual facilita el ajuste dinámico de los recursos en función de la demanda actual.
- Envío de recordatorios automáticos y la integración con agendas virtuales.
Escalabilidad
Otro aspecto que debes tener en cuenta es que el sistema de gestión de turnos se adapte a medida que va creciendo tu organización. Es decir, la escalabilidad garantiza que el sistema funcione con la misma eficiencia, aun si se incrementa de forma notable el número de usuarios, datos o transacciones.
Casos de uso de sistemas de gestión de turnos
Ahora bien, como vemos, la implementación de este tipo de sistemas puede servir para gran cantidad de usos. Aquí citamos 3 casos.
■ Reservas corporativas
En las organizaciones, es un reto gestionar de forma eficiente la reserva de puestos de trabajo, salas de reuniones o espacios comunes como comedor, gimnasio, lactario y parking. Pero gracias a un sistema de gestión de espacios como Innova Pick Place es un desafío superado.
Gracias a esta plataforma puedes:
- Optimizar las reservas mediante la confirmación por código QR y la liberación de los sitios que no hayan sido acreditados.
- Simplificar la gestión de reservas, haciéndolas accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
- Enviar recordatorios de reserva de forma automática.
- Sumar la cita en la agenda de cada persona gracias a la integración con el calendario de Google y Microsoft Outlook.
De esta forma, lograrás un mayor control sobre las reservas y evitar esos errores que afectan la experiencia de los usuarios.
■ Empresas de servicios con facturación recurrente
Las empresas de servicios con facturación recurrente son otro caso en los que un sistema de gestión de turnos se convierte en una gran solución. Ya sea para reservar citas en las oficinas o bien agendar una visita técnica, este tipo de software ayuda a optimizar la operatoria.
Por ejemplo, Innova CCBilling permite visualizar y agregar citas/turnos con contactos o usuarios mediante un calendario integrado. Como así también, ofrece la opción de gestionar archivos de distintos formatos y adjuntarlos a turnos calendarizados y/o correos electrónicos.
■ Empresas de Salud
Sin embargo, una de las industrias más críticas para la gestión de turnos son las empresas de salud. Por una parte, necesitan gestionar y coordinar gran cantidad de turnos de pacientes y con la agenda de los profesionales. Mientras que, por otra parte, requiere asignar sin errores los consultorios para la atención. Todos estos factores la convierte en una área compleja.
Para resolverlo existen soluciones como Innova Health, una herramienta con la que puedes:
- Visualizar un calendario online con disponibilidad de turnos por profesional. Los pacientes podrán acceder a esta información desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Enviar una confirmación automática a través de WhatsApp, mail, SMS o notificaciones push cuando el turno queda agendado.
- Realizar un recordatorio automático 48 hs antes del turno, brindando la posibilidad de confirmar, reprogramar o cancelar; liberando de forma automática el turno si cancela.
Como vemos, un sistema de gestión de turnos es clave para optimizar no solo la operatoria de tu organización, sino también hacer fluida la experiencia del cliente. Por eso, es vital apoyarse en soluciones tecnológicas adecuadas para tu industria y el tamaño de tu empresa. Así, lograrás automatizar, ganar eficiencia y potenciar el engagement de usuarios y clientes.
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